Loading...

Follow Work less, Live More Blog by Marc on Feedspot

Continue with Google
Continue with Facebook
or

Valid

Il ne passe pas un jour sans que je lise un article sur les bienfaits ou les méfaits de l’intelligence artificielle. On nous promet d’une part une société de divertissements perpétuels et d’autre part la fin du travail. On nous effraie avec les risques de singularité technologique, la prise de pouvoir par les machines, ceux de singularité économique, la fin du travail et le chômage a plus de 50% de la population active (qui ne le sera plus, on devra alors parler de population oisive). Cependant, là n’est pas mon propos pour ce billet, mais bien de voir en quoi l’IA est une réalité aujourd’hui (et pas un rêve demain), en particularité dans les outils de productivité que tout un chacun utilise au quotidien. Microsoft, une des sociétés très actives dans le domaine de l’IA et des services cognitifs, incorpore petit à petit des services d’IA dans Office (au travers des abonnements Office 365). En voici quelques-uns que j’ai pu tester…

Sous-titrage automatique dans PowerPoint

J’avais pu démontrer cette fonctionnalité en avant-première lors de la conférence sur le futur de l’emploi l’année dernière. Il ne s’agit pas uniquement d’afficher les sous-titres dans la langue utilisée par le présentateur, mais pour l’audience d’avoir accès aux sous-titres dans leur langue. En effet, une fois la présentation démarré, chaque participant peut scanner le QR Code sur son téléphone ou son ordinateur et suivre la présentation avec les sous-titres de son choix.

La copie d’écran ci-dessous contient un bandeau noir affichant la phrase prononcée par le présentateur. Cette phrase captée par l’entrée audio de l’ordinateur est traduite et affichée en temps réel. Projet issu de Microsoft Garage, cette fonctionnalité sera disponible aux abonnées d’Office 365 dans les jours et les semaines à venir, en fonction de la vitesse de déploiement. Elle nécessite une connexion internet pour fonctionner. Sa qualité de transcription est bluffante et s’appuie sur les services cognitifs d’Azure.

Réutiliser des diapositives dans PowerPoint

Si vous avez déjà créé une présentation PowerPoint, vous avez dû vouloir réutiliser telle ou telle diapositive d’une de vos précédentes présentations. Encore faut-il la trouver. Une nouvelle IA incluse dans PowerPoint vous le permet. Depuis le menu Accueil, il suffit de cliquer sur Réutiliser des diapositives pour que le volet homonyme s’affiche et vous fasse des suggestions en fonction du contenu de votre présentation actuelle. Il est aussi possible de rechercher des mots-clés spécifiques au cas où aucune diapo présentée ne correspond à vos besoins. Bien évidemment les règles de sécurité d’accès s’appliquent et vous ne verrez que les documents auxquels vous avez accès.

Règles anti-spam dans Outlook et Exchange online

Une des disciplines dans lesquels l’IA s’illustre particulièrement concerne le tri d’informations. Avec des milliards de messages électroniques filtrés chaque année, les algorithmes antispam d’Outlook et d’Exchange online ont été gonflés aux réseaux de neurones artificiels ! De ce fait le filtrage antispam est beaucoup plus fin et évite les faux négatifs. Il est possible d’augmenter le niveau de filtrage des courriers indésirables dans Outlook et ainsi d’appliquer des algorithmes plus restrictifs. Cependant, le système continue d’apprendre et en indiquant les courriers indésirables quand ils terminent dans votre boite de réception ou vice-versa, les courriers légitimes qui finissent dans le dossier des courriers indésirables, vous contribuez à améliorer les algorithmes de filtrages.

Word, Excel et consors

Il y a de nombreuses autres améliorations déjà incluses et à venir. La recherche intelligente est une de ces fonctions qui permet de rechercher une information depuis internet, sans avoir à sortir de Word par exemple. La fonctions Idées dans Excel, en cours de déploiement, permet de proposer des graphes en fonction des données sélectionnées. Le système s’appuie sur une base de connaissance et emploie des mécanismes d’apprentissage pour prédire les graphiques les mieux adaptés à vos données.

L’ensemble de ces fonctionnalités s’appuie sur l’idée que les services cognitifs d’Azure peuvent être mis à profit des utilisateurs d’Office et que certaines fonctionnalités peuvent aussi être déportées sur les clients. Il s’agit alors de ce qu’on appelle le Edge computing : des fonctionnalités de centre de données déportées sur les clients ou à proximité des clients. J’aurais l’occasion de revenir sur certains aspects de l’IA au service de la productivité dans des futurs articles. De nouvelles fonctionnalités sont en effet attendues dans Teams et SharePoint, entres autres ! Le printemps va être excitant !

Crédit photo rawpixel sur Unsplash, Poster The Handmaid’s Tale © MGM Television

The post L’intelligence artificielle au service de la productivité appeared first on Work less, Live More.

Read Full Article
  • Show original
  • .
  • Share
  • .
  • Favorite
  • .
  • Email
  • .
  • Add Tags 

You might think I have probably fallen on my head or am getting a little bit weird. Well actually, no! I feel great, however, what I want to share today is the beauty of the cloud and the power to access your notes anywhere, any time, on any device!

If you are familiar with this blog, you may have read the post on how to sync all your devices through the cloud and access your notes on any of your devices. But what if you are at a friend’s, in an airport lounge or at a customer without any of your devices and you have to access your notes! As Douglas Adams have written it: DON’T PANIC!

The solution is in the cloud. Why? Because to sync your OneNote notes, OneDrive or OneDrive for Business (depending whether you are using a personal account or use your Office 365 one) will store online a version of your note books.

Getting online to OneNote.com

The first step to getting your notes on any machine is to go to Onenote.com. There, on the top right, click the Sign in link.

Your Microsoft account is generally the one you used to access your mail box. It could really be any email account, not only a Microsoft one like outlook.com or hotmail.com. Gmail or Yahoo works as well. As the above dialog box indicates, if you are not sure if you have an account, click on the link.

Once signed it, you will see in the window the list of your Notebooks.

Opening your Notebook online

You are now almost there. Click now on the Notebook you want to open and voilà! All your sections, folders and notes appear right in your browser.

If it’s one of the Notebooks you created or have write access, you will be able to edit right in your browser. If somebody as shared a Notebook and as provided only Read access, you will not be able to edit it. Note the Edit in Onenote link that will allow you to open the OneNote client and work on this Notebook right there. However, if the Notebook is not already on the machine, it will be downloaded. I don’t think it’s a good idea on a shared PC or on somebody else’s PC. So either it’s your machine and you can decide to edit in OneNote, or keep it online.

OneNote online is compatible with all modern browsers, so pick your favorite one and start taking some online notes.

The post How to use #OneNote without OneNote (hint: online)! appeared first on Work less, Live More.

Read Full Article
  • Show original
  • .
  • Share
  • .
  • Favorite
  • .
  • Email
  • .
  • Add Tags 

Last week, we look at how to create a custom layout for your PowerPoint presentation. This week, we close this topic by making this custom layout a template that you can reuse to create new presentations or apply to existing ones.

Every element is part of the template

There are generally two types of templates: one that just contains the slide master and layouts, one that adds slides that forms the skeleton of your new presentation. The first type seems obvious, it’s just a template for creating an empty slide deck with predefined formatting. The second does the same and adds slides to the new presentation to save time. Whatever kind of template you are going to save, keep in mind that all elements: slide master, layouts, slides, handout master, notes master, will be saved in the template. Therefore, a PowerPoint template is a pretty comprehensive document. If you want a professional presentation, ensure you customize all those elements.

Once ready, just click File and Save As, then choose PowerPoint Template (*.potx) in the file type dropdown list. DO NOT press the Save button yet. Look at the message appearing below the More options… link. It says: We recommend another folder for the type of files you’ve selected, then there’s a link Go to recommended folder… Note that in the Save As dialog, you need to select again PowerPoint Template in the Save as type dropdown list and give a name to your template, then hit the Save button.

The recommended folder is actually one that is called Custom Office Template under you Documents folder. Your templates need to be saved here if you want to find them with the following procedure.

It’s becoming Personal

Once your potx file is saved in the Custom Office Template, you can use it to create a new presentation. Start PowerPoint or click File then New, and you will see the option PERSONAL under the Search text box.

By clicking this option, you will be presented your own templates found in the above mentioned folder. Select it, click Create and you now have a brand new presentation using the template you created.

All the templates you will create in PowerPoint, Word or Excel will be saved in the same folder for convenience reasons. Note that you can have templates saved in other locations, but they will not appear in the New window under the Personal option.

Templates are a great time saver when you want to create consistent presentations. Go for them, you saw how easy it is!

The post Creating a template with PowerPoint – Part 2 of 2 appeared first on Work less, Live More.

Read Full Article
  • Show original
  • .
  • Share
  • .
  • Favorite
  • .
  • Email
  • .
  • Add Tags 

Separate tags by commas
To access this feature, please upgrade your account.
Start your free month
Free Preview